Kære Medlemmer af Silkeborg Orienteringsklub
Når du læser dette, burde du have modtaget årets beretninger og indkaldelse til årets generalforsamling. Men alting er jo ikke som det plejer. Du har sikkert opdaget, at der ikke er en dato på generalforsamlingen. Med udgangspunkt i DOF’s vurdering af forsamlingsforbud som værende en nødretstilstand, er generalforsamlingen udsat, indtil vi kan afholde denne forsvarligt. Kriteriet for dette er i bestyrelsens vurdering at forsamlingsforbuddet bliver hævet til minimum 50 personer. Vi vil dog se ind i alternative løsninger, hvis det skulle trække ud.
Når det vurderes, at dette er opfyldt, udsendes der en endelig indkaldelse med en dato 2-3 uger efter som vedtægterne foreskriver – dog ikke i juli måned.
Den siddende bestyrelse varetager klubbens interesser og forpligtelser i perioden, men stiller sig derudover i en position, hvor den ikke kan initiere yderligere tiltag, der ikke er taget stilling til før udgangen af marts eller ved generalforsamling.
Vedtægtsændringer og valg til bestyrelsen
Den siddende bestyrelse indstiller i år til vedtægtsændringer i bestyrelsessammensætningen. Denne fremstår også i beretningen, men vi vil for en god ordens skyld lige repetere den her.
“Ved den kommende generalforsamling foreslår den siddende bestyrelse at ændre klubbens vedtægter med et fokus på bestyrelsens sammensætning. Dette forslag fremføres, da vi ønsker mere fleksibilitet i klubbens organisering og samtidig styrkelse og fokusering af bestyrelsesarbejdet – og at tidsforbruget i bestyrelsesarbejdet reduceres.
Sådan som det er i dag, er der visse formandsposter i udvalg som automatisk medfører medlemskab af bestyrelsen. Det er bestyrelsens vurdering, at dette medfører at vi mister kandidater til bestyrelsen, men også til de forskellige udvalg. Det er ikke nødvendigvis sådan, at man har lyst, drift, eller evner til at besidde en bestyrelsespost bare fordi man f.eks. gerne vil være med til at fremme ungdomsarbejdet i klubben, eller koordinere klubbens ugentlige aktiviteter.
Vi lægger derfor op til en ændring af vedtægterne, således at bestyrelsen kommer til at bestå af formand, næstformand, kasserer, samt tre medlemmer uden faste opgaver udover de forpligtelser som bestyrelsen har. Hertil kommer en repræsentant for o-centeret, da det er indskrevet i o-centrets vedtægter, at denne skal være repræsenteret i SOK’s bestyrelse. Bestyrelsen vil fortsat motivere til, at der bliver nedsat de nødvendige udvalg til de opgaver klubben ønsker løst. Udvalgene refererer stadig til bestyrelsen.
Der er ikke noget til hinder for, at et bestyrelsesmedlem kan deltage i et udvalg, og under alle omstændigheder vil der være behov for en tæt kontakt mellem bestyrelse og udvalg. “
Dette betyder også, at vi går en lidt anderledes generalforsamling i møde.
Grunden til dette er, at der skal være mindst ⅓ af de stemmeberettigede til stede ved generalforsamling for at vi kan vedtage vedtægtsændringerne: Det er ca 115 medlemmer.
Hvis vi ser på historikken for deltagelse, er det usandsynligt at dette bliver tilfældet. Vedtægtsændringerne skal derfor endeligt vedtages ved en ekstraordinær generalforsamling.
Processen bliver således, at man på den ordinære generalforsamling tager stilling til vedtægtsændringerne, og vedtages ændringerne udskydes valg til bestyrelsen til en ekstraordinær generalforsamling, med det formål at endeligt vedtage ændringer samt vælge bestyrelsen.
Præciseringen til indkaldelsen
Der har sneget sig en lille fejl ind i indkaldelsen, og vi vil gerne præcisere valg og nuværende kandidater ved de to modeller.
Hvis vedtægtsændringer ikke accepteres sker valg til bestyrelse således:
- Formand – ingen kandidat
- Ungdomsudvalg – Heidi modtager ikke genvalg
- Trænings- og instruktionsudvalg – Martin modtager ikke genvalg
- Lokaleudvalg – Bjarne modtager genvalg
Formand for arrangementsudvalget (Mette), kommunikationsudvalget, (Anette), kortudvalget (Ulrik) og kasserer (Lars Ole) er ikke på valg.
Ved godkendelse af vedtægtsændringerne udarbejder bestyrelsen et forslag til overgangsperiode samt konstituering frem imod den extraordinær generalforsamling og ordinær generalforsamling 2022, herunder valg eller genvalg af de øvrige medlemmer af bestyrelsen.
Bestyrelsens kandidater til de poster der er på valg bliver meldt ud i forbindelse med indkaldelse til den ekstraordinære generalforsamling.
Ændringsforslag og kommentarer
Bestyrelsen modtager gerne ændringsforslag og kommentarer til ovenstående, og vi vil i samme åndedrag opfordre til, at I tager stilling til om denne nye model kunne være motivation for deltagelse i bestyrelses- eller udvalgsarbejdet i Silkeborg Orienteringsklub.
Kontakt gerne næstformanden personligt, eller send en mail til formandens e-mail formanden@silkeborg-ok.dk, og han vil videreformidle og forelægge medlemmernes tanker for bestyrelsen.
Med de bedste O-hilsner
Bestyrelsen
[mdocs folder=”mdocs-cat-86″ hide_folder=”true” sort_value=”default” is_descending=”true”]